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Toda empresa que busca eficiência energética e redução de custos operacionais em algum momento voltará sua atenção para a sistemática que adota em relação às faturas de energia. 

A gestão de faturas de energia é parte do processo de fazer gestão de energia e certamente é um ponto sensível. Além dos prejuízos que podem ocorrer devido a desvios não percebidos ou a multas decorrentes de pagamentos não efetuados, as faturas ainda representam uma enorme fonte de dados que subsidiam decisões voltadas à eficiência energética em uma organização. Sua gestão, portanto, é necessária, do ponto de vista operacional, mas também é estratégica, quando pensamos nos benefícios que podem ser obtidos.

O que é fatura de energia?

A fatura de energia é o documento que apresenta a quantia a ser paga pelo consumidor à distribuidora em função do fornecimento de energia elétrica, da conexão e uso do sistema ou da prestação de serviços, devendo especificar claramente os serviços fornecidos, a respectiva quantidade, tarifa e período de faturamento. Popularmente conhecida como conta de luz, a fatura de energia elétrica é composta pelos custos envolvidos na prestação do serviço que vão da geração à distribuição de energia, além da transmissão da energia, encargos setoriais e tributos.

Quais são os benefícios da gestão de faturas?

A gestão das faturas permite um controle real sobre essa despesa, em diversas frentes, que trazem, de forma geral, os seguintes benefícios:

• Primeiramente, garante uma sistemática organizada de recebimento e pagamento das faturas, evitando multas e penalidades;
• Facilita a identificação de desvios e erros de cálculos, permitindo a contestação de contas e a recuperação de créditos tributários;
• Possibilita identificar padrões de consumo que embasam a tomada de decisões sobre compra de energia, enquadramento tarifário, infraestrutura, otimização de processos, entre outros pontos ligados à eficiência energética da organização.

Para alcançar esses benefícios, não basta garantir a entrada e registro dessas contas no sistema e programar o seu pagamento. Gestão envolve muito mais que isso. É um trabalho minucioso e que exige um esforço considerável se feito de forma braçal, especialmente em empresas que têm sua operação distribuída em diversas unidades ou filiais e que lidam com um grande número de faturas por mês.

É por isso que muitas empresas, na gestão das suas faturas, abrem mão das planilhas eletrônicas e optam por automatizar a gestão. A automatização agrega velocidade e confiabilidade ao processo e ainda traz as vantagens de poupar o tempo e o esforço das equipes envolvidas e de evitar falhas e inconsistências que são comuns quando o processo é feito de forma manual. Além disso, o processo automatizado oferece outros recursos que ampliam os benefícios que uma empresa pode alcançar com a gestão das faturas.

Como funciona a gestão automatizada de faturas de energia?

O processo automatizado compreende algumas etapas descritas a seguir. Cada uma delas traz benefícios que representam redução de custos e eficiência operacional. Vamos conhecê-las:

Processamento de faturas

Nessa etapa, sistemas automatizados coletam as faturas diretamente dos websites das concessionárias e fazem o registro de suas informações e o acompanhamento do histórico detalhado dos itens de cobrança. Na fase de processamento, a gestão automatizada possibilita:

• A emissão de relatórios gerenciais customizados;
• O acompanhamento do consumo por área, produção, número de colaboradores, unidades, entre outros indicadores, possibilitando a comparação de performances e a identificação de prioridades na tomada de ações;
• A criação de dashboards com o histórico detalhado de gastos e o uso de energia em cada site da empresa;
• A exportação dos dados processados em diferentes formatos para serem integrados a outros sistemas ou mesmo a planilhas utilizadas pelo cliente.

Auditoria de faturas de energia

Aqui, ocorre uma espécie de “validação automática” das faturas. Esse procedimento identifica desvios relevantes no consumo e erros nos cálculos das concessionárias que podem resultar em cobranças indevidas, orientando a contestação de contas e a recuperação de créditos tributários. Ele abrange:

• Validação das medições da distribuidora e dos valores que compõem a fatura;
• Validação de tarifas e parâmetros do contrato de fornecimento;
• Verificação dos cálculos dos impostos, multas e juros incidentes;
• Identificação de erros de leitura, faturamento e constantes de medição;
• Identificação de desvios nas grandezas faturadas e nos indicadores de performance energética.

Encontrar oportunidades de economia

Esse é um dos momentos mais importantes do ponto de vista da gestão da energia em seu conjunto. A gestão automatizada das faturas facilita a identificação de potenciais de economia, sejam relacionados a ajustes contratuais ou à infraestrutura e aos modos de operação da empresa, por meio da análise tarifária e do perfil histórico de consumo. O processo automatizado permite:

• Identificar a demanda contratada e a modalidade tarifária mais adequada ao perfil de consumo da organização;
• Dimensionar o banco de capacitores para corrigir o fator de potência;
• Analisar a viabilidade e dimensionar o uso de geradores no horário de ponta;
• Simular cenários e identificar o melhor ambiente para a contratação de energia.

Inovar para reduzir custos com energia

Existem muitas oportunidades de economia nas faturas de energia, desde a prevenção de pagamentos indevidos e penalidades evitáveis, até a identificação de potenciais reduções de custos envolvendo compra de energia, enquadramento tarifário, otimização de processos e de infraestrutura. Para que essas oportunidades sejam levantadas e possam ser aproveitadas, a gestão das faturas é um processo indispensável, representando uma estratégia efetiva para quem busca eficiência operacional e economia.

E para as empresas que buscam modernizar seus processos e potencializar resultados, a gestão automatizada é uma solução promissora. Ela amplia os benefícios já conhecidos da gestão das faturas, poupa o tempo das equipes no preenchimento de planilhas e na análise “braçal” de dados e evita erros de cálculos e inconsistências comuns no processo manual.

Tem-se portanto um atalho que preserva e amplia os benefícios do processo de gestão, ao mesmo tempo em que agrega velocidade e confiabilidade às informações, item fundamental na tomada de decisões e no planejamento estratégico de qualquer negócio que pretenda ser mais competitivo.