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Por Greyci Girardi, redatora na Way2 | 18 junho, 2019 | 0 Comentário(s)

Guia sobre gestão de faturas de energia elétrica

Longe de ser apenas mais um boleto para pagar, faturas de energia reúnem dados que subsidiam a tomada de decisões. Entenda como a gestão de faturas de energia pode ajudar a trazer eficiência operacional e redução de custos para sua empresa.

Imagem de gráficos remetendo a gestão de faturas de energia

Toda empresa que busca eficiência energética e redução de custos operacionais em algum momento voltará sua atenção para a sistemática que adota em relação às faturas de energia. 

A gestão de faturas de energia é parte do processo de fazer gestão de energia e certamente é um ponto sensível. Além dos prejuízos que podem ocorrer devido a desvios não percebidos ou a multas decorrentes de pagamentos não efetuados, as faturas ainda representam uma enorme fonte de dados que subsidiam decisões voltadas à eficiência energética em uma organização. Sua gestão, portanto, é necessária, do ponto de vista operacional, mas também é estratégica, quando pensamos nos benefícios que podem ser obtidos.

O que é fatura de energia?

A fatura de energia é o documento que apresenta a quantia a ser paga pelo consumidor à distribuidora em função do fornecimento de energia elétrica, da conexão e uso do sistema ou da prestação de serviços, devendo especificar claramente os serviços fornecidos, a respectiva quantidade, tarifa e período de faturamento. Popularmente conhecida como conta de luz, a fatura de energia elétrica é composta pelos custos envolvidos na prestação do serviço que vão da geração à distribuição de energia, além da transmissão da energia, encargos setoriais e tributos.

Quais são os benefícios da gestão de faturas?

A gestão das faturas permite um controle real sobre essa despesa, em diversas frentes, que trazem, de forma geral, os seguintes benefícios:

  • Primeiramente, garante uma sistemática organizada de recebimento e pagamento das faturas, evitando multas e penalidades;
  • Facilita a identificação de desvios e erros de cálculos, permitindo a contestação de contas e a recuperação de créditos tributários;
  • Possibilita identificar padrões de consumo que embasam a tomada de decisões sobre compra de energia, enquadramento tarifário, infraestrutura, otimização de processos, entre outros pontos ligados à eficiência energética da organização.

Para alcançar esses benefícios, não basta garantir a entrada e registro dessas contas no sistema e programar o seu pagamento. Gestão envolve muito mais que isso. É um trabalho minucioso e que exige um esforço considerável se feito de forma braçal, especialmente em empresas que têm sua operação distribuída em diversas unidades ou filiais e que lidam com um grande número de faturas por mês.

É por isso que muitas empresas, na gestão das suas faturas, abrem mão das planilhas eletrônicas e optam por automatizar a gestão. A automatização agrega velocidade e confiabilidade ao processo e ainda traz as vantagens de poupar o tempo e o esforço das equipes envolvidas e de evitar falhas e inconsistências que são comuns quando o processo é feito de forma manual. Além disso, o processo automatizado oferece outros recursos que ampliam os benefícios que uma empresa pode alcançar com a gestão das faturas.

Como funciona a gestão automatizada de faturas de energia?

O processo automatizado compreende algumas etapas descritas a seguir. Cada uma delas traz benefícios que representam redução de custos e eficiência operacional. Vamos conhecê-las:

Processamento de faturas

Nessa etapa, sistemas automatizados coletam as faturas diretamente dos websites das concessionárias e fazem o registro de suas informações e o acompanhamento do histórico detalhado dos itens de cobrança. Na fase de processamento, a gestão automatizada possibilita:

  • A emissão de relatórios gerenciais customizados;
  • O acompanhamento do consumo por área, produção, número de colaboradores, unidades, entre outros indicadores, possibilitando a comparação de performances e a identificação de prioridades na tomada de ações;
  • A criação de dashboards com o histórico detalhado de gastos e o uso de energia em cada site da empresa;
  • A exportação dos dados processados em diferentes formatos para serem integrados a outros sistemas ou mesmo a planilhas utilizadas pelo cliente.

Auditoria de faturas de energia

Aqui, ocorre uma espécie de “validação automática” das faturas. Esse procedimento identifica desvios relevantes no consumo e erros nos cálculos das concessionárias que podem resultar em cobranças indevidas, orientando a contestação de contas e a recuperação de créditos tributários. Ele abrange:

  • Validação das medições da distribuidora e dos valores que compõem a fatura;
  • Validação de tarifas e parâmetros do contrato de fornecimento;
  • Verificação dos cálculos dos impostos, multas e juros incidentes;
  • Identificação de erros de leitura, faturamento e constantes de medição;
  • Identificação de desvios nas grandezas faturadas e nos indicadores de performance energética.

Encontrar oportunidades de economia

Esse é um dos momentos mais importantes do ponto de vista da gestão da energia em seu conjunto. A gestão automatizada das faturas facilita a identificação de potenciais de economia, sejam relacionados a ajustes contratuais ou à infraestrutura e aos modos de operação da empresa, por meio da análise tarifária e do perfil histórico de consumo. O processo automatizado permite:

  • Identificar a demanda contratada e a modalidade tarifária mais adequada ao perfil de consumo da organização;
  • Dimensionar o banco de capacitores para corrigir o fator de potência;
  • Analisar a viabilidade e dimensionar o uso de geradores no horário de ponta;
  • Simular cenários e identificar o melhor ambiente para a contratação de energia.
PowerHub
pTela de auditoria de faturas da PowerHub (software de monitoramento de energia)

Inovar para reduzir custos com energia

Existem muitas oportunidades de economia nas faturas de energia, desde a prevenção de pagamentos indevidos e penalidades evitáveis, até a identificação de potenciais reduções de custos envolvendo compra de energia, enquadramento tarifário, otimização de processos e de infraestrutura. Para que essas oportunidades sejam levantadas e possam ser aproveitadas, a gestão das faturas é um processo indispensável, representando uma estratégia efetiva para quem busca eficiência operacional e economia.

E para as empresas que buscam modernizar seus processos e potencializar resultados, a gestão automatizada é uma solução promissora. Ela amplia os benefícios já conhecidos da gestão das faturas, poupa o tempo das equipes no preenchimento de planilhas e na análise “braçal” de dados e evita erros de cálculos e inconsistências comuns no processo manual.

Tem-se portanto um atalho que preserva e amplia os benefícios do processo de gestão, ao mesmo tempo em que agrega velocidade e confiabilidade às informações, item fundamental na tomada de decisões e no planejamento estratégico de qualquer negócio que pretenda ser mais competitivo.

gestão de faturas

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